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Assistante de direction

Ce cycle a pour finalité de former des assistantes capables de contribuer à l’amélioration de l’organisation et à l’efficacité des personnes notamment celle de leurs supérieurs hiérarchiques immédiats.

ASSISATANTE DE DIRECTION

Présentation de la Formation

  • Assistante de direction

    Ce cycle a pour finalité de former des assistantes capables de contribuer à l’amélioration de l’organisation et à l’efficacité des personnes notamment celle de leurs supérieurs hiérarchiques immédiats. Leur contribution à la réduction des coûts administratifs se déroule dans un contexte de travail coopératif et d’une démarche qualité.

Ce cycle a pour finalité de former des assistantes capables de  contribuer à l’amélioration de l’organisation et à l’efficacité des personnes notamment celle de leurs supérieurs hiérarchiques immédiats. Leur contribution à la réduction des coûts administratifs se déroule dans un contexte de travail coopératif et d’une démarche qualité. En tant que vecteur de l’information entre son (ou ses) supérieur(s) hiérarchique(s), les membres de l’entité et les acteurs internes et externes en relation avec l’entité, elles produisent, organisent et diffusent l'information et gère les documents de l’entité afin d'en garantir l'intégrité et d'en faciliter l'accès. Elles facilitent ainsi  la communication à tous les niveaux (interpersonnel, au sein des groupes de travail) et assure un rôle d’interface pour le(s) manager(s) pour le(s)quel(s) elles travaillent.

Ce cycle forge des compétences permettant de travailler dans tout type d'organisation (entreprise privée, organisme public ou parapublic. Selon la taille de l'organisation, elles peuvent être amenées à prendre en charge des dossiers opérationnels confiés par le responsable. Certains, de nature administrative, leurs sont traditionnellement confiés et font partie du cœur du métier : gestion administrative des ressources humaines de l’entité, gestion des ressources matérielles, organisation matérielle des réunions. D'autres, plus spécialisés, correspondant à un élargissement des compétences,  revêtant une dimension technique propre au domaine d'activité de l’entité d’affectation : suivi de fournisseurs, prestataires de services, sous-traitants, organismes de formation, partenaires institutionnels locaux (administrations publiques …), gestion d’appels d’offres.

  • Maitriser l’organisation et la planification des activités administratives de son service
  • Maitriser la préparation et le suivi de l’action du manager
  • Maitriser la tenue des agendas
  • Savoir organiser les déplacements
  • Etre capable de contribuer à l’amélioration de l'organisation de l'entité
  • Etre capable de produire une information structurée
  • Etre capable de gérer les documents de l’entité
  • Etre capable de communiquer efficacement et bâtir un excellent relationnel
  • Etre capable d’assurer l’interface entre le  manager et l’environnement de travail interne et externe.

Une approche originale

Ce programme de développement des compétences combinant Formation et coaching, est déroulé selon une approche originale combinant les outils de développement personnel et les techniques d’animation active : la méthode 5A©.

Les apports conceptuels) sont consolidés pendant l’intersession par une sélection de lectures (livres et articles).  Le reste du temps pédagogique en salle sera consacré au développement des compétences par des techniques d’animation adaptées et des séances de coaching :

  • Etudes de cas
  • Tests d’auto-évaluation
  • Analyses et mises en situation filmées
  • Coaching de mise en œuvre du Plan d’Amélioration Personnel (P.A.P)

Le matériel complet de formation est fourni à tous les participants pour qu’ils puissent plus tard s’y référer et assurer ainsi un suivi de leurs plans d’action.

Le projet professionnel est au cœur du dispositif de formation

Cet exercice est au cœur du programme PERFORM. En démarrant la NAME (Nomenclature Algérienne des Métiers et de l'Emploi) et des référentiels métiers, le participant fait le point sur ses pratiques dans le poste et établit un Plan d'Amélioration visant à consolider /acquérir les compétences du poste.

Au démarrage de la formation l'équipe pédagogique de IICOM présente la démarche du PAP et remet à chaque participant un Guide Pratique qui explique les tâches à réaliser, étape par étape. Un formateur-coache assiste les participants dans cet exercice qui se déroule tout au long de la formation et ce jusqu'à sa finalisation et sa présentation à la fin de celle-ci.

Le P.A.P permettra au Manager formé de mettre en pratique les acquis de la formation en  s’engageant dans une démarche proactive d'acquisition/consolidation des compétences techniques et des compétences managériales pour réussir en tant que manager commercial.

 Méthode d’évaluation :

 L’évaluation combinera deux outils :

  • Une évaluation à chaud par les formateurs sur la base de la participation aux différentes activités pédagogiques pendant la formation, sur la base d’une grille de critères (50 points).
  • Une évaluation du projet professionnel, présenté à la fin de la formation (50 points).

Sanction de la formation

Certificat de qualification professionnelles délivré par IICOM.

Programme de la formation

Module Introductif  - L’Assistante et son rôle dans l'entreprise 

  • Une famille de métiers
  • Les compétences de l’assistante

 Module 1 - ORGANISER ET PLANIFIER LES ACTIONS

LE TRAVAIL ADMINISTRATIF ET LES ROLES DE L'ASSISTANTE

  • Les activités administratives
  • Les techniques de résolution de problème

ORGANISER ET PLANIFIER DES ACTIONS

  • La gestion du temps
  • L'ordonnancement et la planification

Travaux Dirigés

  • Présentation de la démarche du PAP
  • PAP- Discipline 1

 Module 2 - Evaluer et améliorer le système de GESTION DE L'INFORMATION ET DE LA DOCUMENTATION

ORGANISATION DE L’INFORMATION PROFESSIONNELLE DE L’ENTREPRISE

  • La définition de la notion d’information et des concepts associés
  • Le système d’information et sa représentation
  • Les bases de données - Analyse et propositions d'amélioration.
  • La collecte d'information - Analyse et propositions d'amélioration.

 MISE EN PLACE, MAINTENANCE D'UN SYSTEME DE CLASSEMENT ET D’ARCHIVAGE

  • La nature et le cycle de vie des documents
  • Le plan de classement - Analyse et propositions d'amélioration.
  • La gestion de l’archivage des documents - Analyse et propositions d'amélioration.

 Travaux Dirigés - PAP- Discipline 2

 Module 3 - REUSSIR SES COMMUNICATIONS 

INTRODUCTION : Place et rôle de l'assistante dans la communication globale de l'entreprise

  • Les concepts de la communication
  • La communication interpersonnelle 

COMMUNICATION INTERNE ECRITE (Contribution à  l'efficacité, à la cohésion et à la motivation)

  • La création et la modélisation des documents : Réaliser une mise en page de qualité
  • Les particularités des différents documents professionnels
  • Facilitation des échanges internes 

COMMUNICATION ORALE, INTERPERSONNELLE ET DE GROUPE             

La communication interpersonnelle : Communiquer en situation de face à face.

  • La communication dans les groupes
  • La gestion des conflits

 COMMUNICATION EXTERNE (Contribution à la valorisation de l'image de l'entreprise)

  • Le vecteur de la communication externe : l’image de l’entreprise
  • L’accueil en face à face et au téléphone

Travaux Dirigés - PAP- Discipline 3

 Module 4 - CULTIVER L’EXCELLENCE RELATIONNELLE ET L’EFFICACITE PROFESSIONNELLE

 S’affirmer sereinement dans son poste

Être à l’aise à l’oral

Être à l’aise en situation difficile

Faire face au stress

Organiser efficacement son temps et celui des

Organiser efficacement son travail

Organiser efficacement les déplacements du chef

 Travaux Dirigés - PAP- Discipline 4

 Clôture de la formation

Lieu de la formation

Siège de IICOM- Dely Brahim.

Sanction de la formation

Certificat de qualification professionnelles délivré par IICOM.

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Publics concernés

Publics concernés

Durée de la formation

Option 1 : 1 jour par semaine (les Samedi), pendant 4 mois. Option 2 : 3 jours bloqués par mois, pendant 5 mois.

Pour inscription et information

Adresse : Villa N° 91, Bois des Cars 1, Dely Brahim - Alger, Algerie Téléphone: 213(0) 23 30 81 12 Fax : 213(0) 23 30 81 19 Mobile: 0770 90 80 43 / 0560 923 554 / 0560 040 74

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